Maintenance, achats et gestion des produits : comment mieux gérer vos consommables et équipements
- Verifgood
- 18 août
- 3 min de lecture
Dans de nombreux établissements, la gestion des consommables, équipements et produits liés à l’activité (produits d’entretien, fournitures techniques, matériel spécialisé…) est souvent perçue comme une tâche secondaire. Pourtant, un suivi rigoureux de ces ressources est essentiel pour assurer la continuité des services, maîtriser les coûts et éviter les ruptures qui peuvent perturber les opérations.
Une bonne coordination entre les différents services (maintenance, achats, services généraux, intendance) permet non seulement de garantir la disponibilité des matériels et produits nécessaires, mais aussi d’optimiser les budgets, de réduire le gaspillage et d’améliorer la qualité des prestations. Dans un contexte où les contraintes budgétaires sont fortes, cette synergie devient un levier stratégique.
1. Cartographier les besoins et les stocks existants
La première étape pour mieux gérer ses consommables, équipements et produits d’usage courant consiste à établir un inventaire précis et détaillé :
Identifier tous les produits utilisés (maintenance, hygiène, restauration, sécurité, fournitures diverses…)
Classer par catégorie pour mieux suivre leur utilisation
Évaluer les niveaux de stock actuels et leur rotation
Une telle cartographie permet non seulement de détecter les surstocks inutiles et les manques critiques, mais aussi d’avoir une vision claire des ressources disponibles par site. Cela facilite la réallocation des stocks entre différents établissements pour éviter les achats inutiles.
2. Définir des seuils de réapprovisionnement
Mettre en place des seuils minimums pour chaque consommable ou produit est un moyen efficace d’éviter les ruptures et les commandes en urgence, souvent plus coûteuses.
Déterminer un stock de sécurité basé sur la consommation moyenne et les délais d’approvisionnement
Automatiser les alertes lorsque le seuil est atteint
Ce système permet de planifier les achats avec plus de sérénité et d’éviter les interruptions d’activité dues à un manque de matériel ou de produits essentiels.
3. Planifier les achats en fonction de l’activité
Que ce soit pour la maintenance, le nettoyage, la restauration ou d’autres services, une planification basée sur les besoins prévisionnels permet d’anticiper les commandes.
Intégrer les besoins issus des plannings (maintenance préventive, planning de nettoyage, périodes de forte activité…)
Regrouper les commandes pour réduire les coûts et limiter les frais de livraison
Cette organisation favorise une meilleure négociation avec les fournisseurs grâce à une visibilité claire sur les volumes annuels.
4. Centraliser la gestion et la traçabilité
Utiliser un outil unique pour centraliser les données liées aux stocks, aux consommations et aux fournisseurs apporte de nombreux avantages :
Un suivi précis des entrées et sorties
Un historique complet des consommations et des livraisons
Une comparaison simplifiée des coûts par fournisseur et par site
Cette centralisation garantit une meilleure transparence et facilite la prise de décision en s’appuyant sur des données fiables.
5. Suivre les indicateurs de performance
Pour optimiser la gestion, il est indispensable de suivre régulièrement des indicateurs clés :
Le taux de rupture, pour mesurer la disponibilité réelle
Le coût total de possession (achat + stockage + utilisation)
Les délais moyens de réapprovisionnement
En analysant ces données, il devient possible d’identifier les leviers d’amélioration, de réduire les coûts cachés et d’améliorer la satisfaction des équipes et des bénéficiaires.
Conclusion
Une gestion efficace des consommables, équipements et produits liés à l’activité repose sur une collaboration étroite entre tous les services concernés et sur des outils performants. Une solution comme Verifgood permet de centraliser et d’automatiser l’ensemble du processus : gestion des bons de commande, suivi des stocks, traitement des demandes de produits, gestion des bons de sortie avec signature digitale, et analyse des indicateurs en temps réel… le tout accessible à tout moment et sur plusieurs sites.
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